Groupe BOBST (back-up)

Dans le cadre de notre partenariat stratégique avec BOBST, Bee'z Consulting a entrepris un projet de transformation à fort impact visant à révolutionner l'infrastructure informatique et le rôle de l'informatique du groupe dans le soutien des opérations commerciales. Cette étude de cas présente notre approche visant à renforcer le partenariat stratégique entre les fonctions informatiques et commerciales, en passant d'une approche traditionnelle visant à répondre aux besoins de l'entreprise à une fonction moderne et agile axée sur le développement technologique et la rationalisation des services informatiques dans l'ensemble de l'organisation.

Objectif

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Notre mission était de transformer la fonction informatique de BOBST, en passant d'un rôle de support classique à un partenaire stratégique proactif faisant partie intégrante des opérations commerciales. Cette transformation visait à améliorer les capacités commerciales de BOBST grâce à des solutions technologiques avancées, positionnant ainsi l'informatique comme un moteur central de l'innovation et de l'efficacité opérationnelle.

Vue d'ensemble du client

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BOBST est un leader mondial de l'industrie de l'emballage, connu pour ses équipements et services de pointe. Fondée en 1890 par Joseph Bobst à Lausanne, en Suisse, la société bénéficie d'une présence mondiale significative avec des opérations dans plus de 50 pays, 19 sites de production répartis dans 11 pays et un effectif dévoué de plus de 5 800 professionnels. En 2021, BOBST a réalisé un chiffre d'affaires de 1,563 milliard de francs suisses, ce qui souligne son importance et sa stabilité sur le marché mondial.

Situation

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BOBST a entrepris une transformation globale complète de ses opérations informatiques afin de mieux soutenir et faciliter le développement commercial grâce à des solutions technologiques améliorées. Cette transformation comprenait plusieurs initiatives clés :

1. Mise en œuvre d'un nouveau modèle opérationnel informatique : Nous avons adopté des pratiques SAFe et agiles pour restructurer la fonction informatique, en passant d'un rôle de support traditionnel à un rôle de partenaire stratégique. Ce modèle facilite une collaboration plus étroite avec les unités commerciales, améliorant ainsi le développement et le déploiement de solutions technologiques qui soutiennent les produits de BOBST.
2. Externalisation des opérations d'infrastructure informatique : Pour gagner en efficacité et se concentrer sur ses compétences de base, BOBST a externalisé ses opérations d'infrastructure informatique à un partenaire mondial. Ce changement comprenait la création d'un hub mondial pour mieux répondre aux besoins de développement et de maintenance informatiques.
3. Transition vers le support informatique à distance : Nous sommes passés d'un modèle de services informatiques en face à face à un cadre de support à distance, en nous alignant sur les pratiques de travail modernes et en améliorant la prestation de services sur les sites mondiaux.
4. Programme de rafraîchissement IT-Laptop : Dans le cadre de cette transformation, BOBST a déployé progressivement 1 500 nouveaux ordinateurs portables équipés de la dernière plate-forme Windows sur une période de six mois, garantissant ainsi à notre personnel mondial l'accès à une technologie de pointe.
5. Migration vers le cloud : Toutes les applications informatiques ont été transférées vers le cloud, ce qui a permis de rationaliser les opérations et d'améliorer l'évolutivité et la sécurité au sein de l'organisation.

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Ces mesures stratégiques ont été conçues pour améliorer les capacités informatiques de BOBST, positionnant ainsi l'entreprise à la pointe de la technologie et de la numérisation dans le secteur de l'emballage.

Exemple de réussite : transformer l'informatique pour stimuler l'innovation commerciale chez BOBST

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Principales tâches et stratégies de transformation

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1. Évaluation de l'état de préparation organisationnel : Notre première étape a consisté à évaluer l'état de préparation de BOBST à la transformation, en établissant une feuille de route de sponsoring détaillée pour guider le processus de changement. Cela impliquait d'identifier les principales parties prenantes et de comprendre leurs positions et les impacts potentiels du changement.

2. Créer une histoire pour le changement : Nous avons élaboré un récit convaincant pour communiquer clairement les raisons de la transformation, dans le but d'impliquer à la fois le personnel informatique et des groupes de parties prenantes plus larges. Ce récit a servi d'outil de motivation pour favoriser l'acceptation et l'enthousiasme à l'égard de l'adoption du nouveau modèle opérationnel.

3. Élaboration d'une stratégie de communication : Nous avons développé une stratégie de communication complète adaptée aux différents groupes de l'organisation, y compris des discussions individuelles avec les principales parties prenantes au siège et dans les opérations mondiales. La stratégie a également répondu aux besoins des employés informatiques qui quittaient l'organisation, ainsi qu'à ceux dont les rôles seraient affectés par le nouveau modèle.

4. Intégration des employés partenaires : Pour garantir le bon déroulement des opérations et maintenir la continuité, nous avons facilité l'intégration des employés partenaires qui ont pris en charge les activités d'infrastructure informatique externalisées. Ce processus comprenait la sensibilisation à la culture, aux valeurs et aux pratiques opérationnelles de BOBST afin d'aligner leurs efforts sur nos normes organisationnelles.

5. Amélioration des compétences des équipes informatiques et commerciales : Un élément essentiel de la transformation a consisté à doter les équipes informatiques et commerciales des compétences nécessaires pour s'adapter à leurs nouveaux rôles et responsabilités. Nous nous sommes concentrés sur l'adoption quotidienne de pratiques agiles, en nous assurant que tous les membres de l'équipe maîtrisaient et maîtrisaient ces méthodologies.

6. Adoption agile : L'adoption réussie de pratiques agiles a été la pierre angulaire de cette transformation, essentielle pour atteindre la flexibilité opérationnelle et améliorer la réactivité des fonctions informatiques et commerciales.

Chacune de ces tâches a été cruciale pour faire face à la complexité de la transformation, jetant ainsi les bases d'une croissance et d'une innovation durables chez BOBST.

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Actions et impact

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1. Communication et visibilité engageantes :

• Campagnes de sponsoring et de communication : Nous avons établi de solides canaux de communication bidirectionnels entre les responsables informatiques, la direction et les équipes régionales de BOBST, notamment des sessions Ask-Me-Anything régulières et des mises à jour mensuelles destinées à l'équipe de direction mondiale et au conseil d'administration. Ce dialogue ouvert a permis de créer un environnement de discussion transparent, essentiel à la réussite de la transformation.
• Discussions informelles sur l'informatique : Les sessions de groupe mensuelles ont été conçues pour impliquer à la fois les équipes informatiques et commerciales, permettant des discussions continues sur les développements en matière de transformation et une interaction directe avec le CIO et la direction informatique.
• Développement de l'intranet : Un site intranet informatique spécialisé de BOBST a été développé, présentant la feuille de route de transformation, les nouvelles descriptions de rôles et les FAQ pour répondre aux préoccupations de manière transparente et favoriser une meilleure compréhension du processus de changement.
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2. Innovation en matière de formation et de soutien :

• B-Agile Lab et mise à niveau des compétences : Nous avons introduit le B-Agile Lab, une plateforme permettant aux employés d'apprendre et d'adopter de nouvelles pratiques SAFe. Cette initiative comprenait l'élaboration de descriptions de poste et l'organisation d'ateliers pour aider les employés à comprendre leurs nouveaux rôles dans le cadre informatique en évolution.
• Formation aux services informatiques à distance : Des supports de formation complets dans six langues clés ont été développés pour aider les employés du monde entier à naviguer sur le nouveau portail de services informatiques à distance, à améliorer leur capacité à gérer les tickets de support informatique et à mettre en place des mécanismes de feedback de manière efficace.
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3. Feedback et adaptation continus :

• Pouls et rapports des employés : Un cadre de feedback structuré a été mis en place pour recueillir des informations sur l'adoption de nouvelles pratiques. Cela comprenait le déploiement d'une enquête « Humeur, valeur des rôles et confiance » visant à évaluer le confort des employés à l'égard de leurs nouvelles fonctions et à identifier les domaines nécessitant un soutien supplémentaire.
• Rapports mensuels : Des rapports réguliers adressés au DSI ont permis de garantir que la direction était informée des progrès réalisés en matière de mise en œuvre du changement et des domaines à améliorer, facilitant ainsi les ajustements opportuns de la stratégie de transformation.
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Les résultats de la transformation

1. Excellence stratégique et exécutive : En tant que membre de l'équipe de transformation, Bee'z Consulting a joué un rôle central dans la transition de la fonction informatique de BOBST vers un modèle axé sur l'agilité et la réactivité. Nos stratégies ont favorisé une communication ouverte et un meilleur alignement entre les objectifs informatiques et commerciaux, ce qui est essentiel pour l'intégration fluide des nouvelles capacités technologiques.
2. Transformation culturelle et commerciale : Le changement culturel au sein de BOBST a été significatif. En donnant la priorité à l'agilité et à l'innovation collaborative, nous avons facilité une intégration plus poussée de l'informatique dans le tissu commercial de l'entreprise. Cela a non seulement amélioré la réactivité du service informatique, mais également renforcé sa capacité à générer de la valeur commerciale grâce à des solutions technologiques. La transformation a conduit à un environnement commercial plus dynamique dans lequel les unités informatiques et commerciales travaillent main dans la main pour relever les défis et tirer parti des opportunités.
3. Adoption généralisée et impact positif : L'adoption de nouvelles pratiques a reçu des commentaires positifs dans l'ensemble de l'organisation, améliorant considérablement la productivité et les capacités opérationnelles. Cette transformation a profondément influencé non seulement les opérations informatiques, mais également la stratégie organisationnelle globale et l'approche de la technologie.
4. Reconnaissance et réplication : Nos pratiques innovantes, en particulier les sessions Ask-Me-Anything et les tests de pouls 8.5.1, ont été reconnues comme des meilleures pratiques et ont été adoptées dans le cadre d'autres initiatives de transformation au sein de l'organisation cliente. Ces pratiques illustrent notre engagement à créer des stratégies de gestion du changement durables et reproductibles qui peuvent bénéficier à un large éventail d'organisations.

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Conclusion

Ce projet transformateur de BOBST illustre la capacité de Bee'z Consulting à apporter des innovations commerciales importantes grâce à des transformations informatiques stratégiques. Notre engagement en faveur de l'excellence a non seulement redéfini les opérations internes, mais a également permis à BOBST d'atteindre ses objectifs stratégiques de manière plus efficace. Rejoignez-nous alors que nous continuons à ouvrir la voie à des entreprises prêtes pour l'avenir grâce à des transformations inspirées et percutantes.

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Actions détaillées

1) Parrainage visible et campagnes de sensibilisation/communication

• Communication bidirectionnelle régulière pour garantir un dialogue continu entre les responsables informatiques de BOBST, la haute direction et les dirigeants régionaux/locaux
• Ask-Me-Anything passe des appels avec la direction fonctionnelle et régionale/locale
• Sessions de mise à jour mensuelles destinées à l'équipe de direction mondiale et au Conseil d'administration
• Conception d'une stratégie et de plans annuels pour des « discussions de groupe mensuelles » destinées au personnel informatique et aux équipes commerciales afin de fournir un moyen de discussion sur l'évolution de la transformation et de garantir que les équipes informatiques et commerciales puissent poser toutes les questions au CIO et à l'équipe de direction informatique
• Promotion du dialogue ouvert grâce à des points de contact réguliers avec : du texte
  • BU et top management fonctionnel,
  • gestion régionale et locale,
  • communauté de super-utilisateurs,
  • les équipes informatiques mondiales en pleine transformation interne,
  • Partenaires informatiques externes soutenant le nouveau modèle
• Développement d'un site intranet BOBST IT contenant du texte
  • feuille de route « L'histoire du changement et de la transformation »
  • description des nouveaux rôles dans le modèle d'exploitation informatique et partage des R&D et des coordonnées des titulaires de poste
  • élaboration de FAQ pour répondre aux points critiques soulevés au sujet de la transformation
  • Développement de scripts, de vidéos mettant en scène le sponsor principal et les responsables informatiques expliquant les raisons du changement et les nouvelles pratiques, ainsi que de documents d'auto-formation pour fournir un moyen facile à tous ceux qui ont besoin d'améliorer leur compréhension et leurs compétences.
  • accès à B-Agile Lab : la plateforme récemment développée pour permettre aux titulaires d'un poste de s'auto-évaluer et de découvrir les nouvelles pratiques et compétences à adopter.
  • statistiques de performance mensuelles du nouveau modèle de services informatiques, de la mise à jour du programme Laptop Refresh et de la transformation informatique
  • Travailler dans l'informatique : une section spécifique permettant au personnel informatique du groupe de partager les enregistrements des discussions Global IT Fireside, les nouveaux processus et procédures, ainsi que d'autres informations clés pertinentes pour le personnel informatique.
• Campagnes spécifiques dans 6 lieux clés où se trouverait un « bar technologique informatique » dédié, y compris des vidéos à diffuser sur les téléviseurs de l'ensemble du site, des affiches et des maquettes pour promouvoir le lancement des services
• Développement et déploiement de « campagnes Rewind » pour célébrer les lancements et les changements déployés, ainsi que pour présenter les témoignages de différents employés de BOBST à travers le monde parlant du nouveau modèle de prestation informatique

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2) Stratégie de renforcement des compétences

• Élaboration d'une stratégie qui permettrait au personnel concerné de comprendre ses nouveaux rôles grâce à des JD actualisés et à des ateliers dédiés
• Conception et développement du B-Agile Lab pour permettre aux titulaires de 20 nouveaux postes clés et à tout autre employé de BOBST intéressé de comprendre et d'adopter les pratiques et la gouvernance SAFe.
• Partenariat avec un fournisseur externe pour développer l'auto-évaluation dans le cadre d'une plateforme qui permettrait ensuite aux utilisateurs d'accéder aux formations et ressources en ligne recommandées afin que les titulaires de postes clés puissent acquérir les compétences nécessaires et savoir comment fonctionner dans le nouveau modèle d'exploitation informatique. un peu de texte
  • Développement et animation d'ateliers sur les compétences en leadership pour l'équipe de direction informatique mondiale
  • Développez des auto-formations dans 6 langues clés pour aider les employés du monde entier à savoir comment accéder au nouveau portail de services informatiques à distance, comment ouvrir des tickets demandant une assistance informatique ou pour commander du matériel ou des logiciels informatiques, fournir des commentaires et gérer les escalades si nécessaire.

3) Pouls et rapports des employés

• Conception d'un cadre pour recueillir des commentaires et des informations sur la prise de conscience et l'adoption du nouveau modèle et des nouvelles pratiques auprès des employés concernés, à la fois au sein de la fonction informatique et de l'entreprise
• Conception et déploiement d'une enquête « Humeur, rôle, valeur et confiance » destinée aux titulaires de postes occupant des postes clés dans le nouveau modèle d'exploitation informatique afin de comprendre dans quelle mesure ils se sentaient à l'aise dans leurs nouvelles fonctions au fur et à mesure de la progression de la transformation et a permis d'identifier les domaines nécessitant un soutien supplémentaire pour permettre l'adoption durable du nouveau modèle d'exploitation informatique
• Rapports mensuels au CIO sur les progrès réalisés en matière de facilitation du changement et les domaines à améliorer

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Résultats

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Stratégie et exécution

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‍En tant que partie intégrante de l'équipe du projet de transformation, nous avons soutenu l'introduction d'un nouveau modèle d'exploitation informatique axé sur l'agilité et la réactivité. En favorisant une communication ouverte et en mettant en œuvre des pratiques d'engagement interactives, telles que les sessions Ask-Me-Anything, nous avons permis des dialogues directs et transparents entre les responsables informatiques et les employés. Cette approche a permis de combler le fossé entre les opérations informatiques et les besoins commerciaux, en veillant à ce que les développements technologiques soient étroitement liés aux objectifs commerciaux stratégiques.

Transformation culturelle et commerciale

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‍Le changement culturel au sein de BOBST a été significatif. En donnant la priorité à l'agilité et à l'innovation collaborative, nous avons facilité une intégration plus poussée de l'informatique dans le tissu commercial de l'entreprise. Cela a non seulement amélioré la réactivité du service informatique, mais également renforcé sa capacité à générer de la valeur commerciale grâce à des solutions technologiques. La transformation a conduit à un environnement commercial plus dynamique dans lequel les unités informatiques et commerciales travaillent main dans la main pour relever les défis et tirer parti des opportunités.

Adoption et impact

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L'adoption de nouvelles pratiques et de nouveaux outils informatiques a été saluée par le personnel informatique et les parties prenantes de l'entreprise, ce qui a permis d'améliorer considérablement la productivité et les capacités opérationnelles au sein de l'organisation. La transformation a eu un impact profond non seulement sur les opérations informatiques, mais aussi à tous les niveaux de l'entreprise, en améliorant l'approche globale du développement et de l'utilisation des technologies.

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Reconnaissance et réplication

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Nos pratiques innovantes, en particulier les sessions Ask-Me-Anything et les tests de pouls 8.5.1, ont été reconnues comme des meilleures pratiques et ont été adoptées dans le cadre d'autres initiatives de transformation au sein de l'organisation cliente. Ces pratiques illustrent notre engagement à créer des stratégies de gestion du changement durables et reproductibles qui peuvent bénéficier à un large éventail d'organisations.